Nguồn vốn có sẵn, từ nhiều nguồn khác nhau. Quá trình đăng ký xin tài trợ này có thể có vẻ khó khăn, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn tập hợp một khoản tài trợ. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn sắp xếp hợp lý để bạn cảm thấy tự tin khi bắt đầu viết đơn xin trợ cấp của mình.
Để được hỗ trợ cá nhân khi bạn bắt đầu hành trình viết đơn xin tài trợ, hãy đặt lịch Phiên với Chuyên gia Giáo dục VEX thông qua VEX Professional Development Plus (PD+).
Bước 1: Bức tranh toàn cảnh
Các nhà tài trợ sẽ không biết nhu cầu hoặc mục tiêu của bạn. Họ có nhiều khả năng tài trợ cho những tài liệu bạn cần nếu họ hiểu lý do tại sao bạn cần chúng. Hãy mang câu chuyện và học sinh của bạn vào cuộc sống cho họ! Cung cấp bối cảnh toàn cảnh cho đơn đăng ký của bạn sẽ giúp họ ghi nhớ những ý tưởng đằng sau yêu cầu của bạn khi họ xử lý các chi tiết trong đơn đăng ký của bạn.
Làm rõ nhu cầu của bạn
Bước đầu tiên là viết ra điều gì đang thúc đẩy bạn nộp đơn xin trợ cấp. Tại sao bạn cần tài trợ? Bạn đang hy vọng đạt được điều gì? Cố gắng viết điều này dưới dạng một câu tuyên bố nhu cầu. Đây sẽ là trọng tâm trong đơn xin trợ cấp của bạn và sẽ giúp giữ cho khoản trợ cấp tập trung vào nhu cầu chính của bạn. Hãy xem xét những ví dụ sau:
- Tôi muốn sử dụng robot VEX để bắt đầu chương trình giảng dạy hợp tác, dựa trên dự án tại trường trung học cơ sở của chúng ta nhằm giúp tất cả học sinh tham gia các hoạt động STEM hàng tuần.
- Học sinh tiểu học của chúng tôi chủ yếu đến từ các hộ gia đình có thu nhập thấp và đang gặp khó khăn trong các môn học STEM, vì vậy chúng tôi đang tìm kiếm nguồn tài trợ cho robot VEX để dạy các chủ đề STEM một cách thú vị và hấp dẫn, đồng thời giảm thiểu ấn tượng tiêu cực của học sinh về các môn học ngay từ khi còn nhỏ.
- Robot VEX có thể giúp học sinh trung học của tôi học các kỹ năng quan trọng của thế kỷ 21, giúp các em học tập và chuẩn bị cho sự nghiệp tương lai.
Xác định mục tiêu của bạn
Mục tiêu dài hạn: Mục tiêu dài hạn của bạn là gì? Bạn hy vọng khoản tài trợ này sẽ mang lại lợi ích gì cho những mục tiêu này? Bạn hy vọng học sinh của mình sẽ đạt được điều gì về lâu dài? Đây có thể là những khái niệm trừu tượng hơn, chẳng hạn như cung cấp quyền truy cập bình đẳng vào các tài nguyên STEM, trau dồi các kỹ năng của thế kỷ 21 hoặc dạy học sinh cộng tác trong các dự án học tập dựa trên vấn đề.
Mục tiêu ngắn hạn: Mục tiêu ngắn hạn của bạn là gì? Bạn dự định sử dụng số tiền tài trợ này như thế nào để bắt đầu dự án của mình? Bạn sẽ hy vọng đạt được điều gì trước tiên với học sinh? Hãy coi những mục tiêu này như những bước đệm cho những mục tiêu dài hạn của bạn.
Bước 2: Thu thập thông tin chi tiết
Tập hợp đội ngũ
Nếu bạn đang làm việc với các nhà giáo dục hoặc quản trị viên khác, hãy thu hút mọi người tham gia trên cùng một trang. Nói chuyện về mục tiêu và ý tưởng của bạn. Sẽ không chỉ tốt khi đảm bảo mọi người hiểu lý do tại sao bạn đang xin trợ cấp mà họ còn có thể có những thông tin có giá trị khác để bổ sung vào khoản trợ cấp. Xác định xem có những người chủ chốt mà bạn sẽ cần làm việc cùng tại Cơ quan Giáo dục Địa phương (LEA) hoặc Cơ quan Giáo dục Tiểu bang (SEA) hay không. Xác định những người đó là ai và liên lạc với họ. Họ có thể có những tài nguyên hữu ích khác cho bạn.
Xác định ai là cán bộ/quản trị viên cấp. Nếu họ có sẵn email hoặc số điện thoại, hãy tận dụng kiến thức của họ để trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn. Bạn cũng nên giải quyết yêu cầu tài trợ được cá nhân hóa cho những người đứng sau khoản tài trợ!
Chi tiết dự án
Chính xác thì bạn cần gì cho khoản trợ cấp của mình? Có bao nhiêu bộ VEX sẽ yêu cầu tài trợ? Bạn cần hỗ trợ những chi phí nào khác? Hãy cụ thể nhất có thể. Hãy tính toán chi phí và có thể phác thảo rõ ràng nhu cầu cũng như mốc thời gian cho số tiền bạn đang yêu cầu. Các nhà tài trợ sẽ muốn chắc chắn rằng bạn hiểu cách bạn đang sử dụng số tiền bạn yêu cầu. Mặc dù đơn xin trợ cấp của bạn có thể có một định dạng cụ thể cho thông tin ngân sách, việc tạo một bảng như thế này trong quá trình lập kế hoạch sẽ giúp bạn khi bạn thực hiện đề xuất của mình.
| Mục | Mục đích | Trị giá |
|---|---|---|
| 25 bộ dụng cụ VEX | Dành cho học sinh sử dụng với Phòng thí nghiệm STEM để tìm hiểu nội dung STEM cũng như các kỹ năng hợp tác và giải quyết vấn đề. | $$$ |
| 30 Đăng ký thi đấu | Dành cho học sinh, giáo viên và người đi kèm tham gia cuộc thi chế tạo robot tại địa phương. | $$$ |
Có những chi tiết khác về dự án của bạn sẽ hữu ích cho đơn xin trợ cấp của bạn. Bạn sẽ sử dụng bao nhiêu Phòng thí nghiệm STEM và số giờ giảng dạy tương đương? Những phòng thí nghiệm đó sẽ bao gồm bao nhiêu môn học? Có bao nhiêu tiêu chuẩn? Có những lợi ích học tập cụ thể cho học sinh cũng như các nguồn lực được cung cấp cho giáo viên. Hãy chắc chắn bao gồm những lợi ích cụ thể đi kèm với tài liệu mà bạn đang tìm kiếm nguồn tài trợ. Để biết thêm chi tiết về những lợi ích cụ thể của VEX Robotics, xem bài viết này.
Phác thảo cách bạn dự định đánh giá sự thành công của dự án. Đây có thể là một phần bắt buộc trong khoản trợ cấp của bạn, nhưng nếu không, việc bao gồm phần này sẽ cho bạn thấy bạn sẽ đánh giá dự án của mình như thế nào. Nếu bạn cần trợ giúp để suy nghĩ về cách đánh giá học sinh của mình, hãy xem lại Phòng thí nghiệm STEM để xem cách họ kết hợp đánh giá thông qua bằng chứng như phiếu tự đánh giá, bảng tính và thảo luận.
Thu thập các yêu cầu tài trợ
Bây giờ bạn đã có thông tin chi tiết về dự án và nhóm sẽ tham gia, hãy xem qua đơn xin tài trợ và xác định danh sách mọi thứ bạn cần để hoàn thành dự án. Bạn có thể cần lấy thông tin từ người khác, vì vậy biết trước điều này sẽ giúp đảm bảo bạn đáp ứng mọi thời hạn. Mỗi khoản trợ cấp sẽ khác nhau nên quy trình này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành từng bước.
Tạo một kế hoạch
Tạo một nhà máy để hoàn thành đơn xin tài trợ. Nếu khoản trợ cấp có thời hạn cụ thể hoặc nếu bạn có thời hạn cho một năm học, hãy bắt đầu từ ngày đó để lập kế hoạch và thực hiện ngược lại. Đặt ngày cho mỗi phần của đơn xin trợ cấp. Nếu những người khác có thể giúp bạn, hãy phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm của bạn. Xác định ngày đăng ký cho nhóm của bạn để đảm bảo mọi thứ đều đi đúng hướng. Việc sắp xếp hợp lý với một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp quá trình nộp đơn trở nên dễ quản lý và dễ giải quyết hơn.
Bước 3: Viết đơn xin tài trợ
Viết
Viết rõ ràng và chính xác. Hãy nhớ rằng các quan chức cấp phép phải đọc hàng trăm đơn đăng ký. Nếu đơn đăng ký của bạn khó đọc hoặc khó hiểu, đó có thể là sự khác biệt giữa việc nhận được trợ cấp hay không. Nếu bạn phải sử dụng biệt ngữ hoặc từ viết tắt dành riêng cho lớp, môn học, v.v., hãy đảm bảo xác định rõ nó. Hãy nhờ một người không phải là giáo viên trong khu vực của bạn đọc đề xuất của bạn để đảm bảo rằng người không phải là chuyên gia có thể hiểu rõ bài viết của bạn.
Trả lời từng câu hỏi một cách trực tiếp và kỹ lưỡng, nhưng không thêm thông tin không liên quan. Nhiều hơn không nhất thiết là tốt hơn!
Đừng quên những nhu cầu và mục tiêu mà bạn đã vạch ra trong bức tranh tổng thể của mình. Đó là lý do đầu tiên cho đơn xin trợ cấp này. Học sinh của bạn sẽ là những người được hưởng lợi, vì vậy hãy đảm bảo rằng họ là một phần rõ ràng trong câu chuyện của bạn khi thích hợp.
Để tìm hiểu thêm về những lợi ích khi viết đơn xin tài trợ cho VEX Robotics, xem bài viết này.
Dưới đây là một số Thư gửi cơ quan quản lý và Thư xin việc mẫu theo nền tảng để giúp bạn bắt đầu.
Lưu ý: Bạn có thể cập nhật bất kỳ tài liệu Google Docs nào trong số này, để biết thêm thông tin về cách thực hiện, hãy xem tại đây.
Đã hiệu đính
Khi bạn làm việc với một bản đề xuất trong nhiều giờ, bạn có thể khó nhận ra sai lầm của chính mình. Nhờ đồng nghiệp đọc lại đơn xin trợ cấp để đảm bảo không có sai sót. Điều này bao gồm chính tả và ngữ pháp, nhưng cũng có chữ ký bị thiếu hoặc phần trống mà bạn có thể đã bỏ sót trong quá trình này. Người đọc bên ngoài sẽ luôn là nguồn tài nguyên hữu ích trước khi bạn nộp đơn đăng ký!
Bước 4: Nộp và những việc tiếp theo
Đang nộp
Đừng đợi đến giờ cuối cùng của thời hạn để nộp! Hãy dành nhiều thời gian để đảm bảo đơn đăng ký được gửi chính xác. Nếu có một hình thức mà bạn không thể tìm thấy, bạn sẽ cần thời gian để tìm thấy nó.
Hiểu về quy trình đánh giá
Mỗi khoản trợ cấp sẽ có quy trình riêng để xem xét đơn đăng ký. Làm quen với cả quy trình và thời hạn thông báo. Đừng liên hệ với nhân viên cấp phép một cách không cần thiết về tình trạng đơn đăng ký của bạn khi có ngày thông báo rõ ràng.
Thông thường, vòng đánh giá đầu tiên là để đảm bảo tất cả thông tin cần thiết đều được đưa vào đơn đăng ký. Việc kỹ lưỡng trong quy trình và hiệu đính sẽ đảm bảo bạn gửi một đề xuất hoàn chỉnh và sẽ vượt qua vòng xem xét này.
Các đơn xin trợ cấp đã hoàn tất có thể sẽ được chuyển đến một nhóm người đánh giá, những người sẽ chấm điểm đơn đăng ký theo một phiếu tự đánh giá tiêu chuẩn. Bạn không thể kiểm soát các đề xuất khác, nhưng bạn có thể đảm bảo rằng đề xuất của mình rõ ràng, từ các mục tiêu và nhu cầu tổng thể đến các chi tiết của dự án.
Nếu bạn được tài trợ
Chúc mừng! Nếu bạn nhận được tiền, bạn có thể mong đợi ký một thỏa thuận nêu rõ các yêu cầu và kỳ vọng của khoản trợ cấp đối với cả người được cấp (bạn) và người cấp trợ cấp. Hãy ghi nhớ những yêu cầu này khi bạn chuẩn bị dự án của mình!
Nếu bạn không được tài trợ
Các khoản tài trợ có thể nhận được hàng trăm hoặc hàng nghìn người nộp đơn. Nếu bạn không nhận được tài trợ, đừng bỏ cuộc! Nếu họ gửi nhận xét của người đánh giá, hãy sử dụng những nhận xét đó làm công cụ học tập. Kết hợp những đề xuất đó dưới dạng thay đổi vào ứng dụng của bạn. Bạn luôn có thể đăng ký lại trong chu kỳ tiếp theo. Bạn cũng có thể sử dụng phần lớn nội dung bạn đã tạo cho đề xuất này cho đề xuất khác. Nhu cầu và mục tiêu của bạn không thay đổi, vì vậy hãy tìm kiếm cơ hội tài trợ mới! Khi bạn đã đưa công việc vào một ứng dụng, những ứng dụng tiếp theo sẽ còn dễ dàng hoàn thành hơn nữa.